Raporty dotyczące nieruchomości są jednym z najważniejszych zabezpieczeń przed sporami i stratami finansowymi. Postrzegane jako integralna część efektywnego procesu zarządzania nieruchomością, ich znaczenie dotyczy w równym stopniu najemców, jak i wynajmujących oraz agentów najmu. Nie wszystkie umowy najmu są trudne lub kończą się łzami, większość przebiega całkiem gładko, czego efektem są zadowoleni najemcy i wynajmujący, więc dlaczego warto zawracać sobie głowę raportami o stanie nieruchomości? Główną odpowiedzią jest to, że zapobiegają one sporom i pomagają zminimalizować możliwość wystąpienia problemów. Brak przezorności i raportów o stanie nieruchomości, zwiększa prawdopodobieństwo, że powstanie dyskurs i podwyższone koszty. Jak więc raporty wpływają na proces zarządzania i jakich rodzajów raportów i informacji należy szukać? Właściciele i najemcy Relacja pomiędzy właścicielem a najemcą jest dość wyjątkowa wśród umów komercyjnych, ponieważ obejmuje przekazanie posiadania niezwykle cennego i złożonego zbioru aktywów (nieruchomości, mebli i wszelkich innych udogodnień wymienionych jako część umowy najmu) osobie, która jest w rzeczywistości obca, zachowując przy tym wszystkie prawa i zabezpieczenia wynikające z własności. Najbliższym porównaniem do tego typu umów byłyby leasingi samochodowe i pobyty wakacyjne, ale są one znacznie bardziej ograniczone w czasie i zakresie, a wszelkie spory, które mogą się pojawić, są zwykle znacznie prostsze niż te, które obecnie występują w sektorze wynajmu. Umowa najmu Kiedy Ty, jako właściciel, przekazujesz klucze do swojego lokalu najemcy, powstaje relacja zaufania. Ponieważ jednak jest to transakcja handlowa, byłoby szaleństwem nie wzmocnić jej. Umowa najmu lub kontrakt dotyczy płatności czynszu, klauzul o rozwiązaniu umowy, terminów i innych podstawowych kwestii, takich jak prowadzenie najmu, zwierzęta domowe i osoby, które mogą, zgodnie z prawem, zajmować nieruchomość w czasie trwania umowy. Angażując się w postanowienia umowne, w których najemca jest zobowiązany do podpisania umowy najmu, chronisz swój majątek i zapewniasz, że gdyby zdarzyło się coś nie do pomyślenia, masz zapewnioną przez prawo ochronę, na której możesz się oprzeć. Niektórzy wynajmujący widzą i akceptują to jako gwarancję swoich praw, i w najszerszym ujęciu mają rację. Jednak żadna umowa najmu nie jest w stanie zabezpieczyć każdej ewentualności i wszystkich możliwości uszkodzenia, utraty, wypadku lub sporu. Raporty o stanie nieruchomości Jest jeszcze jeden dokument, który jest prawdopodobnie równie ważny i który powinien być traktowany jako załącznik do umowy głównej, obejmujący wszystkie szczegóły, których umowa nie może. Jest to oczywiście raport z inwentaryzacji. Świat zachodni przyzwyczaił się do raportu, który idzie w parze z umową najmu. Dokumentuje on całościowo stan nieruchomości w momencie gdy jest ona wynajmowana (istniejące uszkodzenia, meble, etc.). Chociaż nie jest to powszechnie dostępne w Polsce za pośrednictwem operatorów najmu, firm lub dostarczane przez agenta; niektórzy wynajmujący również przeprowadzają je samodzielnie, ale posiadanie pełnego raportu dotyczącego nieruchomości, który chroni zarówno najemcę, jak i właściciela, przynosi ogromne korzyści. Czy wiesz, co ma być w raporcie, co faktycznie jest pokazane i co dzieje się podczas odbioru nieruchomości od najemcy? Jeśli nie, nie jesteś pewien lub to po prostu nie jest dobre wykorzystanie Twojego czasu, należy zaangażować doświadczonego profesjonalistę, który może dostarczyć aktualny raport stanu faktycznego nieruchomości. Co powinno się znaleźć w Twoim raporcie inwentaryzacyjnym? Inspekcja i raport w momencie wprowadzania się i wyprowadzania najemcy to absolutne minimum raportów, które powinieneś zlecić. Raport z inwentaryzacji Przeprowadzane nie wcześniej niż na kilka dni przed planowanym wprowadzeniem się najemcy; powinieneś wymagać raportu, który wyszczególnia nieruchomość mieszkalną i przynależności (ogrody, garaże, budynki gospodarcze), opisuje wszystkie elementy (drzwi, ściany, dywany) i, co ważniejsze, rejestruje stan wszystkich przedmiotów i przynależności, tak aby po wprowadzeniu się, najemcy dokładnie wiedzieli, za co są odpowiedzialni. Inspekcje okresowe Zlecane co najmniej raz w roku kontrole okresowe lub wizyty w nieruchomości pomagają zrozumieć, w jaki sposób nieruchomość jest zarządzana i zaopiekowana. Idealnie byłoby przeprowadzać inspekcję co sześć miesięcy, ewentualnie co trzy miesiące w zależności od rodzaju najmu, np. najmu studenckiego, który zwykle jest bardziej problematyczny. Wyprowadzka Jeden z kluczowych raportów nieruchomości w procesie najmu; raport z odbioru powinien uwypuklić istotne różnice między stanem odnotowanym na początku a stanem na koniec najmu. Różnice obejmują poziom czystości, zmiany w stanie nieruchomości, takie jak odmalowane ścian, stan urządzeń i dywanów lub brakujące elementy. Zarejestrowanie i udokumentowanie tych zmian pozwoli operatorowi najmu, właścicielowi lub agentowi rozdzielić odpowiedzialność i dokonać skutecznie potrącenia z depozytu, jeśli jest to uzasadnione. Zwracając uwagę na szczegóły Trzeba powiedzieć, że istnieje spora liczba właścicieli, którzy traktują inspekcję nieruchomości i raport jej stanu jako formalność, zadanie administracyjne, które po wykonaniu może być odłożone do archiwum, do czasu aż będzie potrzebne do rozstrzygnięcia sporu, który wszystkie strony mają nadzieję, że nie powstanie. Może to stać się ogromnym problemem, jeśli nie jest traktowane tak poważnie jak umowa najmu. Raport, nieważne jak szczegółowy, jest tylko tak skuteczny, jak działania, które przyspiesza. W każdym raporcie znajdują się niezwykle ważne informacje, zwłaszcza jeśli został on sporządzony przez profesjonalistę, który wie dokładnie, czego szukać i jaką wagę ma przywiązanie do nawet najmniejszego szczegółu. Jeśli Ty jako właściciel lub Twój agent nie zwrócicie uwagi na problem z konserwacją, problematyczny kocioł lub zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa w nieruchomości, to ryzykujesz milczącą aprobatę problemu i akceptację odpowiedzialności, nie tylko za problem sam w sobie, ale potencjalnie za bardziej poważne konsekwencje, które mogą z niego wynikać. Każdy przeprowadzony raport wymaga Twojej uwagi zaraz po jego dostarczeniu (w szczególności problemów i zagrożeń, które mógł odkryć). Podobnie, jeśli przedmioty nie zostały ujęte w protokole inwentaryzacyjnym, jako wynajmujący nie możesz polegać na dokumencie jako na dowodzie jakichkolwiek praw lub szkód. Na przykład, jeśli w protokole nie ma wzmianki o stanie i zawartości ogrodu na terenie nieruchomości, to jeśli najemcy zniszczą, zgubią lub usuną przedmioty lub spowodują uszkodzenie trawnika, klombów, drzew lub obszarów utwardzonych, nie masz dowodu, że lokatorzy zrobili coś złego, ponieważ nie ma zapisu o stanie ogrodu przed wprowadzeniem się. Wyegzekwowanie jakiejkolwiek kary lub ustalenie prawnego uzasadnienia dla przepadku kaucji byłoby praktycznie niemożliwe, gdyby zarówno inwentaryzacja, jak i raport z odbioru nie zostały przeprowadzone, a ewentualny brak uwagi do protokołu, w tym jego braki, nie zostały szybko wychwycone. A co z najemcami? Wszystkie te rady odnoszą się w równym stopniu do najemców, którzy w rozmowie często uważają się za słabszą stronę w relacji, ponieważ Ty, jako wynajmujący, jesteś właścicielem i zleceniodawcą raportu o stanie nieruchomości. Najemcy mogą postawić się w niekorzystnej sytuacji, jeśli nie potraktują poważnie raportu inwentaryzacyjnego. To naprawdę działa w obie strony - jeżeli problem istnieje przed wynajmem lub rozwija się w jego trakcie, inwentaryzacja, raporty okresowe i raport z odbioru są najbardziej przejrzystym sposobem ustalenia odpowiedzialności. Jeśli najemca nie ponosi winy, nie poniesie żadnych konsekwencji finansowych. Warto również pamiętać, że podczas gdy zdecydowana większość właścicieli jest uczciwa i rozsądna, zainteresowana jedynie prowadzeniem profesjonalnego biznesu z zadowolonymi, szczęśliwymi klientami, kilku będzie pozbawionych skrupułów, aby wykorzystać władzę daną im przez najemcę, który jest gotowy podpisać się pod inwentaryzacją bez pytania. Chociaż sam w sobie nie ma mocy prawnie wiążącej, jest to dokument, który jest niezbędny jako materiał dowodowy w każdym sporze dotyczącym depozytu lub postępowaniu sądowym. Dlaczego właściciele powinni zawracać sobie głowę raportami? Dowody - to takie proste. Bez dowodów nie będziesz miał sposobu, aby udowodnić niezbicie wszelkie szkody lub problemy, które wystąpiły podczas najmu w wyniku braku opieki najemców lub złośliwego zachowania. Podobnie, jeśli raport inwentaryzacyjny lub z odbioru są niekompletne lub niedokładny, możesz mieć ograniczony regres w przypadku jakiegokolwiek sporu. Z tego powodu w Państwa interesie leży zlecenie sporządzenia raportów wiarygodnemu usługodawcy i uważne zapoznanie się z raportami, a w razie potrzeby kwestionowanie informacji. Jeśli dojdzie do jakiejkolwiek różnicy zdań i strona trzecia zostanie wezwana do rozstrzygnięcia, ciężar dowodowy będzie spoczywał w dużej mierze na całej dokumentacji. Końcowe przemyślenia Tak więc w dłuższej perspektywie, oszczędności poczynione na początku najmu, kiedy nie zawracałeś sobie głowy sporządzeniem raportu, zostaną zastąpione przez koszty, które być może będziesz musiał ponieść teraz, ponieważ nie masz dowodów, które potrzebne do udowodnienia Twojego roszczenia. W Property Inspect natknęliśmy się na wiele przypadków, w których brak poważnego traktowania sporządzenia i weryfikacji raportu doprowadził do możliwych do uniknięcia strat i zmartwień. Mówiąc wprost, raporty dotyczące stanu nieruchomości muszą być zlecone, a następnie dokładnie przeczytane w całości, tak aby wszystkie strony były w pełni świadome, poinformowane i zgodne co do zawartości, jak również wszelkich możliwych konsekwencji, jeśli kwestie nie zostaną poruszone. Najprostszym sposobem, aby zapewnić skuteczność raportów są: wykorzystywać narzędzia do komentowania i przesyłać zdjęcia wszelkich różnic poprosić o poprawki lub wyjaśnienia w razie potrzeby poprawiać lub aktualizować raport używać zdjęć lub filmów dowodowych z datą i czasem korzystać z profesjonalnych, bezstronnych i doświadczonych dostawców usług inwentaryzacyjnych. Nasze oprogramowanie do kontroli nieruchomości zapewnia profesjonalistom najbardziej wszechstronne i konfigurowalnd narzędzie do wykonywania tego ważnego zadania, więc potraktuj inwentaryzację w zarządzaniu nieruchomościami poważnie i zabezpiecz swoje aktywa. O Property Inspect Property Inspect to globalna, wielokrotnie nagradzana platforma do inspekcji nieruchomości i operacji, wyposażona w funkcje oszczędzające czas i generujące przychody, które wzmocniają rynek nieruchomości poprzez usprawnienie operacji związanych z nieruchomościami i poprawę życia osób, które nimi zarządzają. Firma, założona w 2015 roku, obsługuje branże od nieruchomości mieszkalnych i komercyjnych oraz budownictwa do hotelarstwa i handlu detalicznego na całym świecie, mając na celu sprawienie, żeby stan każdego budynku, w którym mieszkamy i pracujemy, był zgodnym z przepisami, przejrzysty i bezpieczny. Dzięki przepływom pracy, audytom i wspomaganemu planowaniu, a także szkoleniom i wsparciu online i offline, Property Inspect zapewnia kompletny pakiet dla branży nieruchomości. Aby dowiedzieć się więcej o Property Inspect, zarezerwuj demo lub skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc w tworzeniu profesjonalnych raportów nieruchomości, okresowych inspekcji, audytów budynków, ocen ryzyka i innych przy użyciu naszego nagradzanego oprogramowania do inspekcji. Kontakt Warrick Swift Dyrektor Property Inspect +48 222 565 340 |
